Entré en application depuis le 25 mai 2018, le RGPD est un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne.
Quels impacts
Conçu autour de trois objectifs :
> Renforcer les droits des personnes
> Responsabiliser les acteurs traitant des données > Crédibiliser la régulation grâce à une coopération renforcée entre les autorités de protection des données.Ce règlement s’adresse à toute structure privée ou publique effectuant de la collecte et/ou du traitement de données, et ce quel que soit son secteur d’activité et sa taille. De fait, la gestion des données en copropriété tombe sous le coup de la réglementation. Quel(s) impact(s) pour VOUS syndics ?
Comment ?
1 / L’obligation de transmettre certaines informations
Vous devez transmettre au conseil syndical, lorsque celui-ci en fait la demande, tout document relatif à l’administration de la copropriété (Art.21 de la loi du 10/07/1965) coopération renforcée entre les autorités de protection des données. Il s’agit de permettre à l’ensemble des copropriétaires de consulter divers documents relatifs à la copropriété, notamment les pièces justificatives de charges. Dès lors qu’un texte législatif ou réglementaire prévoit explicitement la consultation du document, vous ne pouvez invoquer le RGPD pour la refuser. Votre activité est soumise à l’obligation de confidentialité sauf : > Si une loi / règlement vous oblige ou vous autorise à communiquer des informations. > Si les personnes concernées donnent leur accord préalable. > Dans le cadre de l’exercice de votre défense en matière judiciaire ou disciplinaire.
2 / Votre responsabilité en matière de traitement des données personnelles
Dès lors qu’un texte vous contraint à traiter des données personnelles, vous êtes considéré comme le responsable de traitement. Vous devez alors informer les personnes concernées des raisons vous conduisant à traiter les données personnelles en précisant les caractéristiques du traitement (objectif, type de traitement : collecte, enregistrement, conservation, modification, extraction, diffusion...) et en permettant aux personnes d’exercer leur droit sur leurs données (droit d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, d’opposition...). C’est notamment le cas lors de : > La mise en place d’un accès en ligne aux documents dématérialisés de la copropriété (Art.18 de la loi du 10/07/1965). > L’établissement de la liste des copropriétaires dans le cadre de la gestion administrative de la copropriété (Art.32 dudécret du 17/03/1967).
3 / La dématérialisation de la gestion
Le processus de dématérialisation impliquant la gestion électronique des données personnelles des copropriétaires, il est fondamental de prendre un certain nombre de précautions. Pour la tenue des AG en distanciel, vous devez choisir des outils respectueux de la vie privée des personnes, en bannissant ceux qui collectent un volume tropimportant d’informations, qui intègrent des traceurs publicitaires, ou encore qui compromettent la sécurité du matériel informatique des utilisateurs. En ce qui concerne l’extranet de la copropriété, vous devez proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés à la gestion de l’immeuble. Cet extranet doit garantir la sécurité et la confidentialité des données traitées.
Gardez-bien à l’esprit que vous ne devez JAMAIS utiliser les informations traitées dans cadre de votre activité de Syndic pour d’autres usages incompatibles avec la raison originelle de leur collecte.
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