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DERNIÈRE MISE À JOUR 26/05/2020

– Covid-19 –

Impacts sur les copropriétés

et leurs syndics

 

ORDONNANCE DU 20 MAI 2020 (2020-595) Ce qu’il faut retenir :

 

LES CONTRATS DE SYNDIC

Les contrats de syndics expirés entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 inclus sont automatiquement renouvelés jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat de syndic désigné par la prochaine assemblée générale qui devra impérativement intervenir avant le 31 janvier 2021.

LES ASSEMBLEES GENERALES

Les mesures dérogatoires pour la tenue des assemblée générales applicables jusqu’au 31 janvier 2021 sont les suivantes :
 

1. Recours possible à la visio-conférence sans qu’une assemblée générale préalable ne soit nécessaire.

Le syndic décide seul des « moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations. »

 

2. Recours au vote par correspondance possible :

  • pour les AG « normales » c’est-à-dire sans visio-conférence
  • lorsque le syndic a recours à une AG par visio conférence
  • Lorsque le recours à la visio/audioconférence sera impossible, le syndic pourra imposer aux copropriétaires de voter par correspondance.

Attention : l’arrêté fixant le formulaire type du vote par correspondance n’est pas encore paru. Il devrait donc paraitre dans les prochains jours.

 

3. Les modalités de mise en œuvre :

  • Qui assurera le rôle du président de séance ? le président du conseil syndical, ou à défaut, l’un de ses membres, ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic. Le rôle du président de séance : dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale, il certifiera exacte la feuille de présence et signera, le cas échéant avec le ou les scrutateurs, le procès-verbal d’assemblée générale.
  • Pouvoir : un mandataire pourra recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.
  • Pour les AG déjà convoquées : si le syndic décide de recourir soit au vote par correspondance/ soit à la visioconférence, il devra en informer les copropriétaires au moins quinze jours avant la tenue de cette assemblée par tout moyen.
  • Pour les AG non encore convoquées mais dont la tenue est programmée avant le 31/01/2020 : la convocation n’a pas à préciser le lieu de réunion. La convocation doit préciser que les copropriétaires ne peuvent participer à l’assemblée générale que par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, avec la possibilité.

 

Pour vous accompagner lors du déconfinement

Dans le cadre de votre prochaine reprise d’activité, deux  syndicats professionnels ont travaillé conjointement à l’élaboration de préconisations. Ce ne sont pas des obligations mais bien des préconisations qui vous donneront des réponses pratiques et vous guideront dans l’organisation de vos agences/cabinets.

Pour y accéder directement :

Accès UNIS
Accès FNAIM

I – Les principaux impacts des ordonnances du 25 mars 2020 sur la gestion des copropriétés :

1) Les assemblées générales :

Le confinement du pays interdit les rassemblements : les assemblées générales ne peuvent donc pas se tenir actuellement.

Les AG prévues durant la durée du confinement (y compris rétroactivement au 12 mars 2020), pourraient être reportées dans un délai de 6 mois. (pas de précision claire dans l’ordonnance du 25 mars 2020)

Pour les assemblées déjà convoquées : le contexte actuel impose de les ajourner. L’information des copropriétaires peut se faire par un courrier simple, voire un mail. Le syndic dressera un procès-verbal de carence précisant les raisons de l’ajournement.

L’AG peut-elle se tenir à distance ? oui, si l’assemblée générale a déjà adopté la possibilité de réaliser l’AG en visio-conférence, audio-conférence au sein de son instance. L’assemblée générale pourra alors se tenir sans la présence physique des copropriétaires. Cependant, cette possibilité ne s’offrira vraisemblablement qu’à peu de copropriétés car le dernier texte d’application de cette mesure date du 27 juin 2019.

 

2) Les contrats de syndics :

a) Le contrat de syndic expire ou a expiré pendant la période comprise entre le 12 mars 2020 et l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. Celui-ci est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet devra intervenir au plus tard six mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

b) L’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020. Les dispositions exceptionnelles ne sont pas applicables à ces copropriétés.

 

II – Les mesures de prévention dans les immeubles :

Les mesures prises par le gouvernement pour lutter contre le covid-19 impactent l’ensemble de nos immeubles, et notamment les immeubles résidentiels.

Les syndics de copropriétés (et les bailleurs, le cas échéant), doivent veiller à la bonne application des mesures de précaution. Il s’agit notamment :

• d’afficher les gestes barrières dans les zones de passage des occupants,

• de renouveler les nettoyages des poignées de porte, des portes, des sonnettes, des boîtes aux lettres, des rampes, interrupteurs et boutons d’ascenseur…

• Revoir les modalités quant au traitement du courrier et la sortie des ordures ménagères pour respecter les distances préconisées.

Toutes ces mesures doivent être communiquées au gardien et affichées dans les zones de passage reprenant les modifications sur le traitement des courriers, demandant de privilégier l’utilisation des escaliers à l’ascenseur, informant de la présence ou non de cas avérés de covid-19 dans l’immeuble et rappelant le n° vert 0800 130 000.

Selon les organisations patronales de la branche professionnelle, “l’activité des gardiens et employés d’immeubles n’est pas réduite à cause des mesures liées à la lutte contre la propagation du virus covid-19 : elle est adaptée et les salariés de la branche ne sont ainsi pas concernés par le recours à l’activité partielle”. Pas de droit de retrait non plus, a priori : dès lors que l’employeur respecte les consignes gouvernementales et les recommandations précédentes, “il n’y a pas lieu de considérer qu’il existe un motif raisonnable pour que le salarié exerce son droit de retrait”.

Pour plus de détails, nous vous invitons à prendre connaissance des informations qui sont publiées par les syndicats professionnels.

 

Découvrez les « Questions Réponses » réalisées par l’UNIS à destination de ses adhérents

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III – Les mesures de prévention auprès des Professionnels et des Entreprises

Les mesures gouvernementales de confinement conduisent de nombreux professionnels et entreprises à réduire leur activité ou à fermer leurs locaux.

1) Mesures pour la protection des locaux professionnels

Il s’agit ici de réduire les risques de vol, vandalisme et dégâts des eaux compte tenu de l’inoccupation des sites. Mesures essentielles et simples peuvent être facilement mises en œuvre :

• couper l’alimentation du réseau hydraulique intérieur non relié à des systèmes de sécurité (sprinkler, etc.),

• mettre hors ligne les matériels non indispensables reliés aux installations électriques,

• enlever ou mettre sous clés les matériels et matériaux de valeur,

• s’assurer de la fermeture de tous les accès, notamment ceux facilement atteignables (< 3m d’un point d’appui),

• activer les éventuelles installations de détection incendie et anti-intrusion,

• informer les services de sécurité de la fermeture au public de l’établissement,

• maintenir si possible une présence permanente ou régulière selon le niveau de protection du local/site.

 

2) Mesures de protection contre la cyber criminalité

Les cybercriminels essaient de tirer profit des périodes de crise en jouant sur les sentiments de peur ou d’urgence. Il est alors nécessaire de redoubler de vigilance.

Nous vous conseillons d’informer vos salariés qui sont en télétravail avec votre matériel informatique de l’utiliser uniquement à des fins professionnelles.

Nous profitons de cette situation pour vous rappeler que l’assurance contre la CYBER CRIMINALITE trouve tout son intérêt et son importance dans ce contexte particulier et nous restons à votre disposition. 

 

3) Mesures pour la protection des véhicules

Pour les véhicules professionnels assurés en flotte autos ou en assurance individuelle : essayez de stocker ces véhicules dans un endroit clos et couvert.

A titre de conseil, nous vous suggérons de ne pas réduire les GARANTIES en cours. Si toutefois vous le faîtes, voici quelques impacts liés à la modification des GARANTIES que vous devez connaître :

• le retrait de la garantie « Dommages Tous Accidents » entraîne la suppression de la garantie Vandalisme,

• le retrait des garanties « Vol » & « Incendie » peut exposer à des conséquences financières importantes en cas de sinistre,

• le retrait de l’ensemble des garanties dites « Dommages » priverait les assurés de la protection contre les Catastrophes Naturelles.

 

N.B : dans la même dynamique, nous vous invitons à vérifier votre contrat MULTIRISQUE PROFESSIONNELLE concernant les EXTENSIONS de GARANTIE, vérifiez que vous êtes couverts dans le cadre du TELETRAVAIL de vos salariés.

IV – Les mesures transitoires mises en place au sein des entités d’Odealim

Nous vous assurons que nous mettons tout en oeuvre pour vous offrir la meilleure qualité de service possible dans ce contexte.

Dans le cadre de la mise en place de mesures exceptionnelles pour toutes nos équipes, nous vous prions de bien vouloir privilégier les échanges par mails.

Merci pour votre compréhension.

ASSURCOPRO PARIS

ASSURCOPRO CANNES

ASSURCOPRO NICE

  • Pour toutes correspondances merci de bien vouloir utiliser l’adresse : nice@assurcopro.fr

JACQUES BOULARD

RIPERT DE GRISSAC

ROSELINE BRUN

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